Tietosuojaseloste

Laadittu 6.2.2024

1. Rekisterinpitäjä Nimi:

Vilho Mustajärven Säätiö sr.
Y-tunnus: 3330102-9
Postiosoite: Piispantilantie 1 B 5, 02240 ESPOO

2. Rekisterinnimi

Vilho Mustajärven Säätiö apurahajärjestelmä.

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii Martti Tyynismaa
Sähköpostiosoite: martti.tyynismaa@altinda.fi
Puhelinnumero: 040-5941740

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojenkäsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahanhakijasta ja työryhmän jäsenistä. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksenhakijoilta.

Lisäksi kerätään apurahojen/avustustenmaksatus- ja maksutietoja, tietohakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmänsisäinen viestintä.

Apurahanhakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön hallitus, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, teknistä tukea antavat henkilöt, tilinpidosta ja maksatuksesta huolehtivat nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

6. Rekisterinsuojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu suojatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palveluntietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

• Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia. joita ei ole merkitty päättyneeksi.

• Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kolme vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.

Keskeneräiset hakemukset

• Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemuksetj ärjestelmästä.

• Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset viimeistään 12 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.

Hakemustenarviointitiedot

• Arviointitiedot poistetaan vuoden sisällä myöntövuoden päättymisestä.

Ei myönnetyt hakemukset

• Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset kahden vuoden kuluessa hakuvuoden päättymisestä. Anonymisoinnissa hakemustiedoista poistetaan kaikki henkilötiedot.

Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan tarpeettomiksi.

Hakemusten liitteet poistetaan kahden vuoden sisällä myöntövuoden päättymisestä. Maksatustietojen tilinumerot ja henkilötunnukset poistetaan 2 vuodensisällä loppuraportinhyväksymisestä.

Myönnettyjen hakemusten keskeiset tiedot (saaja, tarkoitus, myöntösumma, luokittelut) säilytetään pitkäaikaisesti. Selvitykset myönnetyistä apurahoista säilytetään pitkäaikaisesti.

8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Käyttäjien käyttäjätunnukset

Pääset apurahanhakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset > Henkilötiedot

Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.

Sinulla ei ole kuitenkaan tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

9. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjieneläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat. Tieto luonnollisillehenkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle yli 1.000 euron vuosittaisista suorituksista. Stipendien saajien nimiä ei julkisteta, mutta myönnettyjena vustustensaajat ja määrät ja hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön viestinnässä.